Elektronische Rechnungspflicht Thema im Parlament der DG – Eine Mehrbelastung für viele Unternehmen?

Anstatt Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden, werden bei Pepoll strukturierte, maschinenlesbare Datenformate (meist im XML-Format) verwendet. Diese sind nach festen Standards aufgebaut, sodass die empfangende Software die Inhalte automatisch verarbeiten kann. Foto: Shutterstock.

Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien ihre Rechnungen im B2B-Bereich (Business to Business) in elektronischer, strukturierter Form über das Peppol-Netzwerk versenden und empfangen.

Der Name Peppol steht für „Pan-European Public Procurement OnLine“. Ziel von Peppol ist es, den Austausch von Rechnungen einfacher, schneller und fehlerfreier zu machen – insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern.

Anstatt Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden, werden bei Pepoll strukturierte, maschinenlesbare Datenformate (meist im XML-Format) verwendet. Diese sind nach festen Standards aufgebaut, sodass die empfangende Software die Inhalte automatisch verarbeiten kann. Das bedeutet: Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell erfasst werden, wodurch Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt werden.

Technisch funktioniert Peppol wie ein sicheres Zustellnetzwerk. Unternehmen nutzen dafür einen zertifizierten sogenannten „Access Point“, über den die Rechnung in das Peppol-Netzwerk eingespeist wird. Von dort wird sie direkt an den passenden Empfänger weitergeleitet – unabhängig davon, welche Software dieser verwendet. Man benötigt also keine individuelle technische Verbindung zu jedem einzelnen Geschäftspartner.

Verwaltet wird das Netzwerk von der Organisation OpenPeppol, die die Standards und Regeln festlegt. In vielen europäischen Ländern – darunter auch Belgien – ist die elektronische Rechnungsstellung an Behörden inzwischen verpflichtend.

Diese Reform sei „grundsätzlich sinnvoll“, betonte die PFF-Angeordnete Evelyn Jadin in einer schriftlichen Frage an Ministerpräsident Oliver Paasch (ProDG). Sie soll Abläufe vereinfachen, Papier ersetzen und langfristig zu mehr Effizienz führen.

Allerdings schränkt Jadin ein: „In der Praxis erleben jedoch viele Unternehmer in der DG die Einführung als belastend. Vor allem Selbstständige und kleine Betriebe müssen die Umstellung vollständig selbst finanzieren und tragen zusätzliche Kosten für neue Software, Nutzungsgebühren und technische Anpassungen. Für Ein-Personen-Unternehmen, Vereine mit wirtschaftlicher Tätigkeit oder nebenberuflich Selbstständige ist diese Umstellung verhältnismäßig aufwendig.“

Medien berichten zudem, dass viele Betriebe noch nicht ausreichend vorbereitet sind und es bei der Nutzung von Peppol immer wieder zu technischen Problemen kommt, etwa wenn Rechnungen nicht korrekt übermittelt werden oder Systeme nicht zuverlässig funktionieren.
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Die verpflichtende Nutzung des Peppol-Netzwerks bedeutet laut Jadin in der Praxis außerdem, dass Unternehmen ihre Rechnungen nicht mehr frei erstellen und versenden können, sondern dafür einen Vertrag mit einem privaten Zugangsanbieter abschließen müssen. Für viele Selbstständige und kleine Betriebe entsteht dadurch eine strukturelle Abhängigkeit von einzelnen Software- und Plattformanbietern mit laufenden Kosten, Vertragsbindungen und technischen Vorgaben, die sie selbst kaum beeinflussen können.

Hinzu komme, dass viele Unternehmen in der DG grenzüberschreitend mit Partnern in Deutschland, Luxemburg oder anderen Ländern arbeiten und dadurch künftig zwei unterschiedliche Systeme parallel nutzen müssen – Peppol für Rechnungen innerhalb Belgiens und weiterhin klassische Formate für Rechnungen ins Ausland. Vor diesem Hintergrund stellte Jadin dem Regierungschef eine Reihe von Fragen.

In seiner Replik betonte Paasch, dass die DG ist für die elektronische Rechnungspflicht nicht zuständig sei. Er könne seine Antwort nur auf Erfahrungen stützen, welche die Wirtschaftsförderungsgesellschaft (WFG) Ostbelgien aus Beratungsgesprächen und Informationsveranstaltungen sowie dem laufenden Austausch mit Steuerberatern, Unternehmensschaltern und weiteren Partnern gewonnen habe.

Aus Sicht der WFG und individuellen Feedbacks von Kunden besteht laut Paasch weiterhin ein hoher
Informations- und Unterstützungsbedarf, insbesondere bei Selbstständigen, Kleinstbetrieben, Vereinen mit wirtschaftlicher Tätigkeit sowie bei Unternehmen mit geringer digitaler Affinität. Dies zeige sich unter anderem an der sehr hohen Nachfrage nach Informationsveranstaltungen der WFG zu diesem Thema, die rasch ausgebucht waren.

Paasch: „Die am häufigsten genannten Schwierigkeiten betreffen weniger die grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Rechnung, sondern vor allem praktische Aspekte der Umsetzung. Dazu zählen die Auswahl eines geeigneten Peppol-Zugangsanbieters angesichts der großen Angebotsvielfalt, das initiale Onboarding (Stammdatenpflege, Registrierung, Validierungsprozesse) sowie einzelne technische Probleme, etwa fehlerhafte Übermittlungen oder nicht korrekt empfangene Rechnungen. In der Beratungspraxis zeigt sich jedoch auch, dass die technische Nutzung nach einer Einführungsphase für viele Betriebe einfacher ist als ursprünglich befürchtet.

Diese Einschätzungen decken sich mit aktuellen Praxisberichten aus der Region, betonte Paasch weiter. So verweist etwa ein im Januar 2026 erschienener Presseartikel mit dem ostbelgischen Steuerberater Thierry Dethier auf typische Anfangsschwierigkeiten bei der Umstellung, insbesondere beim technischen Mapping (d.h. Zuordnung der Datenfelder zwischen den Systemen), bei einzelnen Spezialfällen sowie beim unterschiedlichen Umgang je nach digitaler Affinität der Unternehmen. Gleichzeitig werde die Umstellung kurzfristig als Mehraufwand empfunden, langfristig jedoch würden Effizienzgewinne und Vereinfachungen erwartet.

Aus Sicht der WFG existieren bereits zahlreiche Informationsangebote zur elektronischen Rechnungspflicht, etwa durch die WFG selbst, die MSVO, Unternehmensschalter, Steuerberater, Sozialsekretariate, Banken sowie durch die verschiedenen Softwareanbieter selbst. „Viele dieser Angebote stehen auch in deutscher Sprache zur Verfügung und sind teilweise kostenlos“, so Paasch.

Lust but mit least könnte man den Ausführungen des Ministerpräsidenten noch hinzufügen, dass auch ChatGPT eine Hilfestellung sein kann. ChatGPT ist ein von OpenAI entwickelter, KI-basierter Chatbot, der menschenähnliche Texte generiert, Fragen beantwortet, Texte zusammenfasst und Programmiercode erstellt. Er basiert auf einem Large Language Model (LLM) und lernt durch den Dialog, komplexe Themen einfach zu erklären. Er wird als vielseitiger Assistent für kreative und informative Aufgaben genutzt. (cre)